訪日前階段#

以下列出幾個提出申請後，到交換前會需要準備的幾件事：

✅ 宿舍#

一開始是 07/09那一封信 會告訴你你是被安排到哪一間宿舍：然後下面會有一個表單，要你填一些東西：然後填完就會收到 07/12那一封，會再和你確認一次你要到的時間還有要不要床包這裡要注意到他用的是BCC，然後有寫要reply。我看完沒有很懂我需要做的是：

Reply在這一封下
重寫一封信寄過去

所以我就乾脆兩個都寄(？)，然後等了幾天就收到回信了：

結果收到回信的是 2. 重寫一封信寄過去 。好跟我想像中的不一樣QQ

不過這好像也取決於你的寮是哪一個，我學長他們寮好像是直接一個一個人寄，就應該不太會有這個問題了

✅ 入學指南 (Orientation)#

這個會在7/25那封信收到說明，告知你會有兩個時段可以選擇：

Orientation for YSEP/ACAP participants will be held on the following dates. Please attend either one depending on your schedule as both will have the same content. Please make sure to come to the venue by the start time.

・Date: September 30 (Mon.) / October 2 (Wed.)

・Time: 2:00pm-3:30pm (Registration begins at 1:30pm)

・Venue: Conference room (#345) on the 3rd floor of Main Building at Ookayama Campus

・Map: https://www.ssc.titech.ac.jp/amap/home/ookayama/east/main-bldg_main-bldg-lecture-halls/

・Topics: Student ID Card, Campus information, Insurance for students, Course registration, etc.

・Registration: https://www.t2form.titech.ac.jp/sv/747259?lang=en

plaintext

並且告訴你在 09/19 之前回信他們就好了。然後因為座位有限，請即早回覆這樣。之後再08/26還有再收到一封一樣內容的信，只是提醒而已。

✅ 健康檢查#

後來發現東工大他們有要求我們要健康檢查，感覺要在去日本前處理一下了：

Measures to help control infection for international students ↗

International students (including those from other domestic universities, technical colleges, and Japanese language schools) who have passed the entrance exam and whose registered enrollment period will be three months or longer

所以不管是交換幾個學期，都需要交這個東西。需要注意的事項如下：

Deadline#

Before the designated date of entrance to Tokyo Tech (or within the three-month period before their planned date of arrival in Japan, if their arrival will be later than the date of entrance)

像今年的offical start date of enrollment是10/1，所以Deadline就是09/30前要交

Health Certificate (要交的東西)#

Download the form from the link below and have a physician from a medical institution in your home country complete it in either English or Japanese within the three-month period before the designated date of entrance to Tokyo Tech (or within the three-month period before your planned date of arrival in Japan, if your arrival will be later than the date of entrance).

需要完成的檢查如下：

Interferon Gamma Release Assay (IGRA) results (blood test)* Individuals from countries with a high incidence of tuberculosis (台灣沒有) are urged to have the IGRA done three months prior to arrival in Japan.
Serologic Proof of Immunity or Records for Vaccine Preventable Diseases (VPDs) All international students must submit Part II. In the document, the titer test results(POSITIVE) for MMR and Varicella, and a record of vaccination for Tetanus which was done within the past 10 years must be included.

可以選擇要用疫苗或是 再去做檢查，這邊我建議選疫苗就好了。原因有以下兩個：

因為破傷風那個沒有辦法檢查，不如都打一打比較快
如果是用疫苗的話，只需要找醫生幫你填然後簽名就好，不用附證明(和學長確認過了)

If completing 2, fill out A or B1～B3, in addition to C and D based on the immunization record. Note that records of 2 doses are required. Otherwise take the antibody tests (serological tests) to prove immunity and fill out 1 instead of 2.

簡單整理了一下我需要的疫苗還有我接種過的時間：

Vaccination	1st dose	2nd dose
MMR(麻疹腮腺炎德國麻疹混合疫苗)	2004/06/29	2009/11/11
Varicella(水痘疫苗)	2004/04/20	x
Tdap(減量破傷風白喉非細胞性百日咳混合疫苗)	2003/06/10	x(近十年接種)

所以目前看起來缺的是 水痘第2劑 還有 破傷風(TD)追加劑。

08/26 疫苗接種#

這次和家裡附近常去的小兒科醫師連絡，請他幫我補打這兩針並簽名還有蓋上醫院公章！這次打痘花了1700元，破傷風花了200元。到這邊應該健康檢查的部分就到一段落了。

✅ 簽證#

我們應該基本上會需要等待「在留資格認定合格書(Certificate of Eligibility, CoE)」發給我們後，前往日台交流協會申請簽證。在台灣的話，有高雄還有台北兩個辦事處。依據你的戶藉地，要去的辦事處會有所不同： ↗

日本台灣交流協會　高雄事務所
- 地址：高雄市苓雅區和平一路87號9、10樓
- 受理時間：週一至週五 09:00~~12:00, 13:30~~16:00
日本台灣交流協會　台北事務所
- 地址：台北市松山區慶城街28號通泰商業大樓1樓
- 受理時間：週一至週四 9:00~~11:30, 13:30~~16:00 / 週五 9:00~11:30

待拿到CoE之後，會需要準備以下東西，前往辦事處申辦：

所需文件#

日台辦事處官網 ↗

護照正本(及護照相片資料頁影本1份，如有舊護照也請一併提出)
簽證申請書 ↗(申請人須親自簽名與護照簽名欄一致)
直4.5公分x橫3.5公分彩色白底證件照1張 (6個月內拍攝、正面、脫帽、無背景)
身分證正本及正、反面影本1份
在留資格認定證明書正本或正、反面影本1份（電子在留資格認定證明書持有者本人可出示電子郵件，或由其電子郵件轉寄之複本）

註： ※ 所有文件請務必以A4大小紙張提出，單面列印，請勿裝訂。

08/26 申請完畢#

記得所有文件都要帶齊，因為申請完後他們會直接收走你的護照直接幫你貼簽證上去，下次要再回來領護照，所以我上一次沒帶到護照就直接出局，還要再多跑一趟。

另外，無論是申請或是領證，如果需要請人代辦的話，都要記得去寫妥任書，並且附上相應的證明文件喔！(不過因為很麻煩，還是推薦自己辦就好了)

09/02 領護照#

今天再回去一次領護照！要記得帶領據還有660(最好是剛好不要讓他們找錢)喔！

然後會像下面這樣，貼一張在你的護照裡面。那時候他有提醒一定要在入境許可最晚3個月內入境！

✅ 役男緩徵/出境申請#

清大兵役說明 ↗

檢附文件(電子檔)#

出國交換學校入學通知
護照掃描檔(有照片的那一面)
役男出國申請表 ↗ 可能較不確定的部分我是照我朋友填的來參考，可以參考下面的圖例

申請流程#

買好機票並決定好出發與返回日期
出發日期的行前一個月(如：8/1出發，請7/1前送文件檔案)，備妥以上應檢附文件電子檔，mail予大學部事務承辦人
系辦發電子公文予學生所屬戶籍地縣市政府
收到縣市政府回函後，~~請學生持回函及相關資料至戶籍地戶政事務所兵役課辦理出國交換緩徵事宜~~ → 線上列印即可

由於系辦發出電子公文，還得會辦校內註冊組、全球處、生輔組這些單位(通常保守預估2週內可完成各單位簽核流程)，發文後收到回文的程序倒是比較快，但還是提早完成為佳。

另外資工系的同學要注意： Info:

小靜姊他 8/1 之後就不會繼續在清大資工服務所以後面要找系秘書詹凱雲小姐 信箱：kaiyun@cs.nthu.edu.tw

→ 不過後來實際上幫我處理的是濮譓蓉小姐，所以可能還是看是哪個部門負責處理的吧！個人覺得最好的做法是打電話過去問誰能幫忙處理這樣

8/15 公文寄出#

8/20 收到高雄市政府回文(紙本)#

回信內容:

主旨：核准役男吳冠霆出境進修自113年9月23日起至114年8月31日止，請查照。

說明：一、奉交下國立清華大學113年8月15清資訊字第xxxxxxx號函及「役男出境處理辦法」(以下簡稱本辦法)第4條第1項第3款辦理。二、請役男於出國前，至內政部役政司網站(https://dca.moi.gov.tw/)首頁/主題單元/役男出境核准通知單查詢及列印系統，列印役男出境核准通知單併同有效護照，供查驗出境，並應於核准期間內出入境，不得提早出境或延遲入境。 ↗ 三、按本辦法第4條第1項第3款及第10條第1項規定略以：「在學役男因奉派或推薦出國研究、進修、表演、比賽、訪問、受訓或實習等原因申請出境者，最長不得逾1年，且返國期限截止日，不得逾國內在學緩微年限；役男出境逾規定期限返國者，不予受理期當年及次年出境之申請。」是以役男經核准出境期間因在學緩徵原因消滅名冊，函送本處依法廢止其緩徵及出境核准；其取消行程者亦同。倘逾期返國或在學緩徵原因消滅後返國，將不予受理當年及次年出境之申請；因逾期未歸致未能接受徵兵處理，則依妨害兵役治罪條例處理，在36歲除役之前，仍應依法履行兵役義務。四、副本抄送本市茄萣區公所，請速於戶役政資訊系統役男出境申請資料維護作業頁面(ML2J20)覈實進行相關欄至註記，並確實填具役男護照號碼，准通知單末能產生電子收件編號者，請聯絡役男補正。

總之就是去他們的平台查一下，就可以拿到役男出境核准通知單了：

✅ 清大專題#

因為我的專題在台灣只修了專題一，所以要去日本的時候一併修專題二，才能準時畢業

這裡可以參考資工系大學部專題QA ↗的內容：

三、出國交換期間申請保留專題課程選課#

請填寫「學生報告表 ↗」，並於主旨及說明處，敘明申請保留選課之緣由。

由專題指導教授簽名後，繳交學生報告表至資工系辦。

系辦將請系主任簽核後，會辦課務組，辦理出國期間專題選課保留之作業程序。

然後以下是我已經申請好的同學的心得：

喔然後他是說只要用清大這邊的錄取通知應該就可以了

然後以下是我寫的內文：

08/29 送件完成#

今天先去到系辦，取得許可。結果請系主任簽核好像也只是蓋個章，我也沒見到系主任本人。然後系辦小姐請我直接把這張拿去課務組，過去了之後他們也只是釘起來然後說「ok了，你到時候再看系上有沒有幫你加簽」。

總之這裡也到一個段落，主要看之後加退選後有沒有選到課這樣。如果到時候還有問題，就再用以下的方式聯絡吧： Info:

mail：chieh0098@cs.nthu.edu.tw 分機：31221

09/03 填加簽單#

後來發現自己專題一(系統整合實作一)的時候其實也是有丟加簽單的，所以剛剛才又馬上寫了加簽單：

看之後系辦會不會幫我核可 :D

09/04 加簽許可#

是沒有想到這麼快就會加簽通過，但這樣就可以繼續修專題了！

訪日前 階段#